Program Kerja Departemen Kesekretariatan

Rancangan Program Kerja

Departemen Kesekretariatan

IKATAN PEMUDA PEMUDI PIONEER (IPPI)

Masa Bakti 2017 – 2020

I.     PENDAHULUAN

Assalamu’alaikum wr. wb.

Alhamdulillah, puji syukur kehadirat Allah SWT atas rahmat dan nikmat yang senantiasa dilimpahkan kepada kami, sehinggadapat menyusun Program Kerja Departemen Kesekretariatan IPPI periode 2017 - 2020 ini. Setiap Organisasi memiliki bagian Kesekretariatan yang membantu tugas Sekretaris umum dalam mengatur jalannya administrasi dan juga mengatur kerumahtangaan IPPI.

Menurut GBHPKO ada 2 pola dasar haluan Program Kerja sebagai berikut:

A.    Pola Kerja Haluan Jangka Panjang

Program Kerja yang dilaksanakan mengacu pada usaha untuk menggerakan pemuda pemudi agar menjadi intelektual yang berorientasi kedepan, mampu menggalang kerja sama yang harmonis keberbagai pihak, tanggap dalam perkembangan IPTEK serta berdedikasi terhadap lingkungan sekitar,bangsa dan Negara.

B.     Pola Kerja Haluan Jangka Pendek

Merupakan suatu pola kerja dalam jangka waktu 1 periode kepengurusan yang diarahkan pada Departemen dan Divisi. Arahan Program Kerja Departemen Kesekretariatan disusun sebagai berikut:

a)      Membantu Tugas Sekretaris Umum dalam mengkoordinir administrasi IPPI

b)      Mengkoordinin tugas tugas Kesekretariatan Inventaris dan Kerumahtanggan IPPI.

II.     PROFILE DEPARTEMEN KESEKRETARIATAN

II.I        Kepala Departemen

Nama             : Andre Satria Purnama

Panggilan      : Namnung

TTL               : Bandar Lampung, 11 Agustus 1999

No. Hp          : 0897-0085-930

Email             : Andreeesatria@gmail.com

II.II     Sekretaris Departemen

Nama             : Tubagus Sakha Saiir

Panggilan      : Sakha/Song
TTL               : Bandar Lampung, 23 Juli 1999

No. Hp          : 0895-3457-8761
Email             : saksong23@gmail.com

II.III   Anggota Departemen

Nama             : Aldo Putra Perdana
Panggilan      : Aldo
TTL               : Bandar Lampung, 29 juni 2002

No. Hp          : 0823-7812-7812
Email             : aldoperdana@gmail.com

Nama             : Maulana Aby Pangestu
Panggilan      : Aby
TTL               : Bandar Lampung, 15 Mei 2003

No. Hp          : 0858-5330-1866
Email             : maulanaabi1505@gmail.com

Nama             : Dimas Prasetyo
Panggilan      : Dimas
TTL               : Bandar Lampung, 24 Maret 2003

No. Hp          : 0853-5754-5673
Email             : dpnprogaming@gmail.com

Nama             : M.Afdal Gustiansyah
Panggilan      : Afdal
TTL               : Bandar Lampung, 14 Agustus 2002

No. Hp          : 0853-7977-2657
Email             : mafdalgustiansyah@gmail.com

III.     VISI DAN MISI

III.I     Visi

Sebagai wadah informasi terkait dengan investarisasi dan pengarsipan yang efektif dalam peningkatan kinerja

III.II  Misi

1.      Meningkatkan dan menjaga komunikasi yang baik antar pengurus.

2.      Mengoptimalkan kearsipan, penataan kesekretariatan.

3.      Melakukan koordinasi dengan sekretaris umum mengenai pengelolaan dokumen penting.

        IV.     DESKRIPSI KERJA

1.         Penyediaan Sekretariat.

2.         Mendata dan Menyediakan Inventaris Sekretariat.

3.         Time Table Kegiatan.

4.         Pengarsipan dan Pendokumentasian Surat

5.         Pembuatan Kartu Tanda Anggota (KTA).

6.         Pengembangan Sekretariat,

7.         Penyediaan Kotak Saran.

8.         Pengarsipan Hasil Rapat

V.     PROGRAM KERJA

NO	Indikator	Keterangan
1.	Penyediaan Sekretariat
	Latar Belakang	Setiap organisasi membutuhkan suatu tempat untuk berkumpul, pengarsipan dokumen, penyimpanan inventaris,dan pusat administrasi. Oleh karena itu Sekretariat sangat dibutuhkan sebagai sarana penunjang organisasi.
	Gambaran Kegiatan	Menyediakan Sekretariat IPPI.
	Tujuan	1.  Menjadikan Sekretariat sebagai tempat berkumpul. 2.  Menjadikan Sekretariat sebagai pusat Administrasi 3.  Menjadikan Sekretariat sebagai tempat penyimpanan dokumen penting dan inventaris barang.
	Tempat	JL.Ahmad Yani Gg.Pioneer No. 21/24 Gotong Royong Bandar Lampung (Kediaman Ibu Toety Khanan)
	Waktu	Awal Kepengurusan IPPI (Minggu pertama Bulan Desember 2017)
	TUK	Tersedianya Sekretariat
	PIC	Departemen Kesekretariatan IPPI
	SC	Andre Satria Purnama
	Sasaran	Lingkungan RT 01 & 02 Gotong Royong
	Dana	Rp. 100.000,- /bulan
2.	Inventaris Sekretariatan
	Latar Belakang	Suatu kegiatan dimana bidang Kesekretariatan melakukan Kegiatan pendataan dan penyediaan Inventaris barang yang dibutuhkan Organisasi, guna sarana pendukung dalam melakukan setiap kegiatan.
	Gambaran Kegiatan	Pendataan dan Penyedian Inventaris Sekretariat IPPI.
	Tujuan	1.    Mendata barang barang yang ada di dalam Sekretariat 2.    Menyediakan barang barang yang dibutuhkan, guna memperlancar kegiatan Kesekretariatan.
	Tempat	Sekretariat IPPI
	Waktu	Selama Kepengurusan IPPI, periode 2017-2020.
	TUK	1.    95% Inventaris Sekretariat terarsip rapih dalam bentuk softcopy (barang rusak maupun barang layak pakai) 2.    Semua barang barang yang dibutuhkani Sekretariat telah tersedia dan tersusun rapih,seperti alat-alat kantor dan alat kebersihan 3.    Barang barang yang ada di Sekretariat telah terdata sesuasi dengan kalsifikasi jenisnya.
	PIC	Seluruh Anggota Departemen Kesekretariatan
	SC	1.    Andre Satria Purnama 2.    Rizki Syahputra Wijaya
	Sasaran	Seluruh Inventaris yang dibutuhkan Sekretariat.
	Dana	Rp. 500.000,-
3.	Time Table Kegiatan
	Latar Belakang	Setiap Organisasi pada umumnya memiliki rencana pelaksanaan suatu kegiatan dan jadwal pelaksanaan kegiatan.agar dapat mengetahui kapan harus melakukan perencanaan kegiatan dan kapan kegiatan tersebut dilaksanakan,Sehingga kegiatan tersebut memiliki tingkat efisiensi waktu yang baik.
	Gambaran Kegiatan	Membuat Time Table Kegiatan Masing masing Departemen IPPI.
	Tujuan	1.    Mempermudah masing masing Departemen dalam mengatur waktu sehingga pelaksanaan kegiatan berjalan dengan lancer dan berjalan sebagaimana mestinya. 2.    Sebagai alternatif bagi pelaksana kegiatan dalam menghadapi keterlambatan rencana dan menentukan percepatannya.
	Tempat	Sekretariat IPPI
	Waktu	Selama masa kepengurusan IPPI periode 2017-2020,Maintenance 1 bulan sekali
	TUK	1.    Terealisasikannya Time Table 2.    Setiap kegiatan berjalan sesusai dengan waktu yang telah tertulis pada Time Table dan tidak boleh meleset jauh dari tanggal yang telah ditertulis di Time Table
	PIC	Departemen Kesekretariatan
	SC	Andre Satria Purnama
	Sasaran	Seluruh Program Kerja IPPI
	Dana	100.000,-
4.	Pengarsipan dan Pendokumentasian Surat
	Latar Belakang	Pengarsipan dan pendokumentasian surat adalah suatu rangkaian kerja yang teratur dan dapat dijadikan pedoman untuk menyimpan arsip sehingga saat diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat,oleh karena itu pengarsipan surat sangat berpengaruh pada semua kegiatan dengan pengelolaan di segala Departemen IPPI.
	Gambaran Kegiatan	Mengarsipkan dan mendokumentasi surat masuk dan surat keluar
	Tujuan	1.   Memudahkan pencarian surat dengan cepat dan tepat jika diperlukan.
	Tempat	Sekretariat IPPI
	Waktu	Selama kepengurusan IPPI ,Maintenance 1 bulan sekali.
	TUK	85 % dokumentasi notulensi pada rapat rutin terarsip dan rapat rutin diadakan minimal sebulan sekali setiap hari senin minggu keempat per bulan.
	PIC	Seluruh Sekretaris Departemen IPPI
	SC	Rizki Syahputra Wijaya Tb. Sakha Sai’ir
	Sasaran	Sekretaris Departemen IPPI
	Dana	0
5.	Pembuatan Kartu Tanda Anggota (KTA)
	Latar Belakang	Sebuah organisasi umunya memiliki kartu tanda anggota (KTA) sebagai identitas keanggotaan suatu organisasi,selain itu dapat digunakan sebagai tanda pengenal dalam sebuah kegiatan.
	Gambaran Kegiatan	Mencetak Kartu Tanda Anggota (KTA).
	Tujuan	1.    Sebagai identitas anggota. 2.    Sebagai tanda keanggotaan IPPI.
	Tempat	Percetakan yang ada di Bandar Lampung.
	Waktu	Pertengahan bulan Maret 2019
	TUK	Tersedianya Kartu Tanda Anggota (KTA)
	PIC	Departemen Kesekretariatan dan Divisi Komunikasi & Informasi IPPI.
	SC	1.      Andre Satria Purnama 2.      Rachma Z.Monanda Siregar
	Sasaran	Seluruh pengurus IPPI
	Dana	Rp. 350.000.-
6.	Pengembangan Sekretariat
	Latar Belakang	Dalam organisasi Sekretariat adalah salah satu sarana  penting oleh karena itu setiap anggota organisasi wajib merawat dan mengembangkan sekretariat dengan semaksimal mungkin sehingga terciptanya rasa sayang dan cinta terhadap sekretariat.
	Gambaran Kegiatan	1.  Perawatan Sekretariat. 2.  Penataan Sekretariat (pada jangka waktu tertentu). 3.  Menciptakan Tata Tertib Sekretariat.
	Tujuan	1.   Menciptakan suasana yang nyaman dan kondusif di Sekretariat. 2.   Memaksimalkan Sekretariat ,guna kelancaran berjalannya organisasi. 3.   Menimbulkan rasa kecintaan anggota kepada Sekretariat.
	Tempat	Sekretariat IPPI
	Waktu	Selama masa kepengurusan IPPI.
	TUK	Jika pengurus berhasil merawat dan mengembangkan Sekretariat.
	PIC	Departemen Kesekretariatan
	SC	1.      Andre Satria Purnama 2.      Rizki Syahputra Wijaya
	Sasaran	Semua sarana dan prasarana yang ada di sekretariat.
	Dana	Rp. 100.000,-
7.	Penyediaan Kotak Saran
	Latar Belakang	Guna mengumpulkan semua keluhan dan tanggapan masyarakat juga anggota tentang jalannya organisasi,Kotak saran adalah salah satu media yang dapat digunakan .karna dengan adanya kotak saran ini maka kita dapat mengetahui tanggapan masyarakat tentang organisasi yang kita jalankan baik berupa saran maupun kritik sehingga organisasi dappat berjalan dengan lebih baik lagi.
	Gambaran Kegiatan	Menyediakan kotak saran sebagai media untuk menyampaikan aspirasi baik berupa saran maupun kritik.
	Tujuan	1.  Mengumpulkan saran dan kritik masyarakat demi kemajuan IPPI. 2.  Menjadi media komunikasi dengan masyarakat.
	Tempat	Sekretariat IPPI.
	Waktu	Febuari 2019 (Maintance pembukaan kotak saran 1 minggu sekali)
	TUK	1.   Trealisasikannya kotak saran. 2.   Masyarakat mengetahui adanya kotak saran tersebut.
	PIC	Departemen Kesekretariatan.
	SC	1. Presidium IPPI. 2.Andre Satria Purnama.
	Sasaran	Semua masyarakat di Lingkungan RT 01 & RT 02.
	Dana	Rp. 100.000,-
8.	Pengarsipan Hasil Rapat
	Latar Belakang	Dari semua asset yang dimiliki organisasi arsip rapat adalah salah satu asset yang cukup berharga,sebagai bukti bahwa telah diadakanya rapat dan juga bisa menjadi memo yang mungkin suatu saat akan dibutuhkan.
	Gambaran Kegiatan	Mengarsipkan semua hasil rapat yang telah dilakukan IPPI.
	Tujuan	1.  Sebagai bukti telah terjadinya rapat. 2.  Sebagai Memo yang mungkin dibutuhkan di kemudian hari.
	Tempat	Sekretariat IPPI
	Waktu	Selama masa kepengurusan IPPI.
	TUK	1.  90% hasil rapat tercatat dengan rapih dalam bentuk softcopy. 2.  Lembaran hasil rapat tersusun dan tertata rapih di Sekretariat.
	PIC	Departemen Kesekretariatan
	SC	Andre Satria Purnama
	Sasaran	Setiap rapat yang dilaksanakan IPPI.
	Dana	Rp. 100.000,-