Program Kerja Sekretaris Umum

Rancangan Program Kerja
Sekretaris Umum
IKATAN PEMUDA PEMUDI PIONEER (IPPI)
Masa Bakti 2017 – 2020

I.     PENDAHULUAN

Assalamu’alaikum wr. wb.

Alhamdulillah, puji syukur kehadirat Allah SWT atas rahmat dan nikmat yang senantiasa dilimpahkan kepada kami, sehingga dapat menyusun Program Kerja Sekretaris Umum IPPI periode 2017 - 2020 ini. Setiap Organisasi memiliki sekretariattan. Selain itu pada sebuah organisasi dibutuhkan orang yang bertugas mengatur dan mengawasi lalu lintas administrasi. Oleh karena itu IPPI memiliki sebuah badan yang dinamakan Sekretaris Umum yang membackup Departemen Kesekretariatan.

Sekretaris Umum yang berperan memberikan supporting system sebaik-baiknya demi menunjang organisasi IPPI yang tertib secara administrasi dan efektif dalam melaksanakan tugas-tugasnya. Menurut Anggaran Rumah Tangga (ART) IPPI Pasal 8 Tentang Fungsi, Wewenang, dan Tanggung Jawab, Sekretaris Umum memiliki tugas antara lain:

a.       Membantu Ketua Umum mengoordinasikan dan mengontrol semua departemen dan divisi.

b.      Bertanggung jawab terhadap pengelolaan administrasi internal organisasi.

c.       Berkewajiban menyusun program kerja melalui rapat pimpinan selambat-lambatnya 1 (satu) bulan setelah pelantikan.

d.      Membuat kebijakan untuk Sistem Pengendalian Internal Administrasi (SPIA) organisasi.

e.     Bersama Ketua Umum mengeluarkan rekomendasi dan surat keputusan serta menandatangani surat-surat keluar dan administrasi lainnya.

f.    Secara khusus mengoordinasikan, mengontrol dan yang mengurusi kesekretariatan serta sekretaris departemen dan divisi.

g.      Menampung dan menyampaikan aspirasi Pemuda-Pemudi kepada Ketua Umum.

h.      Menyampaikan usulan, saran dan pendapat dalam pengambilan kebijakan kepada Ketua Umum.

i.      Membuat laporan pertanggung jawaban kepengurusan

II.     PROFIL SEKRETARIS UMUM IPPI

Nama          : Rizki Syahputra Wijaya

Panggilan    : Tata

TTL            : T. Karang, 16 Oktober 1995

No. Hp       : 0813-6883-2944

Email          : Rizkisyahputrawijaya@gmail.com

III.     VISI DAN MISI

III.I     Visi

Menumbuhkan sikap tertib administrasi serta meningkatkan koordinasi demi mewujudkan pemuda pemudi yang insklusif, progresif dan prestatif.

III.II  Misi

1.    Tertib dalam Administrasi dengan menciptakan dan menjalankan Sistem Pengendalian Internal Administrasi ( SPIA ),

2.    Menjalin Koordinasi antar Sekretaris Departemen sehingga tercipta kesinergisan antar Sekretaris.

3.    Menumbuhkan kreasi serta inovasi baru dalam bidang sekretariatan,

4.    Pengelolaan system yang tertata rapih serta diiringi dengan langkah yang professional.

IV.     DESKRIPSI KERJA

1.    Mengatur pengelolaan surat keluar/masuk,

2.    Menciptakan Sistem Pengendalian Administrasi ( SPIA ),

3.    Mengatur Administrasi,

4.    Tata tertib sekretariat,

5.    Inventarisasi barang sekretariat,

6.    Pendokumentasian buku rapat,

7.    Pengembangan Sekretariat,

8.    Publikasi surat/paket yang masuk ke sekretariatariat IPPI

V.     PROGRAM KERJA

NO	Indikator	Keterangan
1.	Sistem Pengendalian Internal Administrasi ( SPIA )
	Latar Belakang	Perlu adanya standarisasi administrasi dalam berorganisasi maka Sistem Pengendalian Internal Administrasi disusun untuk membuat suatu standar dalam Penyusunan program kerja, penyusunan KSK, time table kegiatan, Proposal Kegiatan & LPJ, LPJ akhir tahun organisasi dan panduan persuratan di dalam lingkungan IKATAN PEMUDA PEMUDI PIONEER tanpa bermaksud untuk membatasi kreativitas rekan-rekan Pemuda/i, khususnya panitia suatu kegiatan.
	Gambaran Kegiatan	Menciptakan dan menyediakan buku SPIA agar menjadi pedoman dari masing – masing sekretaris departemen.
	Tujuan	Menciptakan suatu standar dalam penyusunan Program Kerja, KSK, time table kegiatan, Proposal Kegiatan & LPJ, LPJ akhir tahun organisasi dan panduan persuratan di dalam lingkungan IKATAN PEMUDA PEMUDI PIONEER
	Tempat	Sekretariat IPPI
	Waktu	15 Desember 2017
	TUK	Tersedianya satu buku Sistem Pengendalian Internal Administrasi (SPIA)
	PIC	Seluruh Sekretaris Departemen IPPI
	SC	Rizki Syahputra Wijaya
	Sasaran	Sekretaris Departemen IPPI
	Dana	Rp. 60.000,-
2.	Penyusunan Program Kerja IPPI
	Latar Belakang	Program kerja dapat diartikan sebagai suatu rencana kegiatan dari organisasi yang terarah, terpadu dan tersistematis yang dibuat untuk rentang waktu yang telah ditentukan oleh suatu organisasi. Program kerja ini akan menjadi pegangan bagi organisasi dalam menjalankan rutinitas roda organisasi. Program kerja juga digunakan sebagai sarana untuk mewujudkan tujuan, visi, dan misi dalam organisasi.
	Gambaran Kegiatan	Penyusunan program kerja seluruh departemen IPPI
	Tujuan	Mendata dan menyusun program kerja seluruh departemen IPPI
	Tempat	Sekretariat IPPI
	Waktu	Diawal kepengurusan IPPI periode 2017 – 2020 (Ahir bulan Desember 2018 / Januari 2019 )
	TUK	1.    Program kerja semua departemen IPPI  telah diajukan pada Dewan Penasihat IPPI, Ketua RT 01 dan RT 02 Kelurahan Gotong Royong. 2.    Program kerja terdata dan tersusun rapi
	PIC	Seluruh kepala departemen IPPI
	SC	Presidium
	Sasaran	Departemen IPPI
	Dana	Rp. 50.000,-
3.	Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar
	Latar Belakang	Organisasi akan berjalan baik jika administrasi di dalamnya baik juga. Salah satu media komunikasi antara pihak internal dan eksternal adalah surat. Agar komunikasi dapat terorganisir dengan baik dibutuhkan pengarsipan yang teratur. Surat masuk dan keluar secara tidak langsung menggambarkan apa saja kegiatan yang dilakukan suatu organisasi, sehingga dengan pengarsipan tersebut surat masuk dan keluar dapat diketahui semua anggota dengan baik dan rapih.
	Gambaran Kegiatan	Mengarsipkan surat keluar dengan bentuk softcopy dan surat masuk dengan bentuk softcopy/hardcopy.
	Tujuan	1.        Mengatur penyimpanan surat masuk dan keluar agar mempemudah pendataan saat diperlukan. 2.        Memudahkan proses pembuatan surat keluar kedepannya.
	Tempat	Sekretariat IPPI
	Waktu	Selama masa kepengurusan IPPI periode 2017 – 2020 dan di Maintenance setiap Minggu ke empat setiap bulannya.
	TUK	1.    95 % surat keluar terarsip rapih dalam bentuk softcopy 2.    70 % surat masuk terarsip rapih dalam bentuk softcopy / hardcopy.
	PIC	Departemen Kesekretariatan
	SC	1. Rizki Syahputra Wijaya 2. Zulham Donna Siregar
	Sasaran	Surat masuk dan surat keluar pada selingkup IPPI dan sekitarnya.
	Dana	0
4.	Forum Sekretaris
	Latar Belakang	Organisasi akan berjalan baik jika sebelum dilaksanakan kegiatan harus diadakan rapat terlebih dahulu. Dalam pelaksanaannya, setiap departemen memerlukan sekretaris untuk mengatur surat dan notulensi. Untuk mengontrol dan memantau dari notulensi rapat, serta tercatatnya surat masuk dan keluar dari masing-masing bidang agar sesuai dengan aturan yang telah dibuat. Demi terjalin hubungan yang baik antar pengurus maka diadakan forum sekretaris yang wajib dihadiri masing-masing sekretaris bidang yang dilaksanakan setiap satu bulan sekali..
	Gambaran Kegiatan	Mengadakan forum antar sekretaris departemen
	Tujuan	1.   Agar terjalin hubungan silaturrahmi yang baik antar-sekretaris departemen. 2.   Mengecek pendokumentasikan notulensi rapat masing – masing departemen IPPI. 3.   Membuat progress pengerjaan laporan program kerja bekerja sedari dini sehingga didapat hasil akhir berupa laporan pertanggungjawaban IPPI.
	Tempat	Sekretariat IPPI
	Waktu	Selama kepengurusan IPPI setiap satu kali per bulannya. (Minggu ke empat disetiap bulannya)
	TUK	85 % dokumentasi notulensi pada rapat rutin terarsip dan rapat rutin diadakan minimal sebulan sekali setiap hari senin minggu keempat per bulan.
	PIC	Seluruh Sekretaris Departemen IPPI
	SC	Rizki Syahputra Wijaya
	Sasaran	Sekretaris Departemen IPPI
	Dana	0
5.	Pendokumentasian Notulensi
	Latar Belakang	Notulensi sangat penting dilakukan untuk mengetahui hasil-hasil yang di dapat pada saat melakukan rapat. Baik hal tersebut berupa rencana kerja, evaluasi suatu kegiatan, atau yang lainnya, hal ini akan membantu anggota dan pengurus IPPI dalam mengingat dan mengetahui hal-hal penting apa saja yang telah dihasilkan pada saat rapat yang pernah dilakukan dan juga sebagai arsip dalam lampiran Laporan Pertanggungjawaban.
	Gambaran Kegiatan	Mendokumentasikan Notulensi disetiap rapat
	Tujuan	1.    Sebagai alat bukti terlaksananya rapat 2.    Sebagai sumber informasi untuk peserta rapat yang tidak hadir 3.    Sebagai pedoman untuk rapat berikutnya 4.    Sebagai alat pengingat untuk tiap-tiap departemen / divisi. 5.    Sebagai dokumen untuk pengarsipan
	Tempat	Sekretariat IPPI
	Waktu	Selama kepengurusan IPPI setiap satu kali per bulannya. (Minggu ke empat disetiap bulannya)
	TUK	Tersedianya buku notulensi rapat rutin untuk masing-masing departemen serta buku notulensi rapat kegiatan.
	PIC	Seluruh Sekretaris Departemen dan sekretaris kegiatan IPPI
	SC	Rizki Syahputra Wijaya
	Sasaran	Seluruh pengurus IPPI
	Dana	Rp. 100.000,-
6.	Inventaris Barang
	Latar Belakang	Seluruh barang yang ada di dalam sekretariat IPPI harus dijaga dan dipergunakan dengan baik untuk mendukung kegiatan. Oleh karena itu, perlu adanya inventarisasi pengadaan barang yang bertujuan untuk meminimalisir tingkat hilangnya barang yang ada di sekretariat, mendata seluruh barang yang ada di sekretariat, dan menyiapkan barang-barang yang diperlukan untuk kepentingan sekretariat
	Gambaran Kegiatan	Menyediakan dan mendata barang di sekretariat IPPI.
	Tujuan	1.   Menyediakan keperluan barang-barang sekretariat, seperti alat kebersihan, alat tulis kantor dan alat penunjang kegiatan IPPI lainnya. 2.   Mendata semua barang yang ada di sekretariat. 3.   Menindak lanjuti barang rusak atau hilang di sekretariat.
	Tempat	Sekretariat IPPI
	Waktu	Diawal kepengurusan IPPI periode 2017 – 2020 dan di Maintenance setiap Minggu ke satu setiap bulannya.
	TUK	1.   95 % inventaris yang ada di sekretariat IPPI terarsip rapih dalam bentuk softcopy (baik barang rusak maupun barang layak pakai) 2.   Semua barang yang ada di sekretariat IPPI telah terdata dan terklasifikasi berdasarkan jenisnya dan terdokumen (kecuali alat tulis kantor, buku dan kardus berisi arsip file/barang yang tidak produktif).                                                                   3.   Telah tersedia perlengkapan barang yang diperlukan disekretariat IPPI seperti alat kebersihan dan alat tulis kantor.
	PIC	Departemen Kesekretariatan
	SC	1.      Rizki Syahputra Wijaya 2.      Andre Satria Purnama
	Sasaran	Semua barang inventaris yang berada di sekretariat IPPI.
	Dana	Rp. 100.000,-